Как составить письмо о возврате денежных средств

Общие требования

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной. Укажите обязательно следующие сведения:

  • реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
  • банковские реквизиты для возврата средств;
  • имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
  • тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
  • предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Закон не предъявляет четких требований к форме письма. Поэтому следует ориентироваться на требования Инструкции по делопроизводству. К примеру, такие:

  • Претензия должна быть напечатана на белом листе формата А4. Если письмо подает организация, можно оформить его на фирменном бланке;
  • Составляется две копии письма. На вашем экземпляре ответчик должен оставить отметку о получении. При отправке претензии рекомендованным письмом, у вас будет корешок о его вручении сотрудниками почты;
  • Средний размер письма составляет до трех листов. Если вы хотите сослаться на договор или другие документы, лучше оформить их приложением и прикрепить к письму;
  • Озаглавить документ можно «претензия» или «заявление». Таким образом, вы обозначите характер письма;
  • Обозначьте, на чье имя подается претензия (должность, фамилия инициалы, реквизиты организации);
  • Указывается дата составления обращения;
  • Заверяется документ личной подписью заявителя.

Ознакомьтесь с образцом письма на возврат денег от поставщика. В нем обязательно присутствуют следующие пункты:

  • pismo-o-vozvrate-denezhnyh-sredstv-obrazecРеквизиты организации. Однако если для составления письма используется фирменный бланк с отпечатанной информацией о компании, дублировать ее не требуется.
  • ФИО и должность руководителя организации.
  • Название (тема) документа, а также основной текст.

В основном тексте необходимо прописать сумму, которую контрагент обязан вернуть, и основания для этого. Указываются реквизиты договора или платежного поручения, на основании которого деньги были ошибочно перечислены контрагенту.

Также обязательно прописываются причины и сроки возврата. Если по договору была предусмотрена неустойка за несвоевременное выполнение обязательств контрагентом, в письме можно упомянуть об ответственности за несоблюдение сроков возврата средств.

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.

Порядок составления акта о возврате наличных денежных средств покупателю

Возврат денежных средств производится в течении 14 календарных дней с момента продажи. Такой документ составляет кассир (продавец, консультант). К нему прилагаются следующие документы: кассовый или товарный чек, если по каким-либо причинам кассовый чек не был выдан; заявление о возвращении товара и получении денег которое оформляется на фирменном бланке компании по форме № КМ-3, утверждено Госкомстатом РФ, постановление №132 от 25.12.1998.

При отсутствии/утере кассового чека, покупатель пишет заявление с указанием паспортных данных. Далее все документы направляются на рассмотрение специальной комиссии и в бухгалтерию.

Необходимость проведения операции по возврату денежных средств возникает в случае ошибочной оплаты/перечисления. При данных обстоятельствах необходимо строгое соблюдение правил со стороны покупателя-плательщика и организации-получателя. Первым действием в разрешении ситуации должно быть оформление письма-запроса.

Оформление такого письма может оказаться необходимым и частному лицу и юридической компании в случае спорных платежей. Форма письма стандартна, корректируются лишь обстоятельства или условия сделки. Необходимо подготовить документы, которые подтверждают зачисление на счет соответствующей суммы. Для юридических организаций таким документом является счет оппоненты указанной суммы, для частного лица – квитанция (чек) об оплате за товар или услуги.

Предлагаем ознакомиться  Как оформить завещание на дом и земельный участок: образец, порядок действий, необходимые документы

Следующим действием является заполнение фирменного бланка организации, предназначенного для сторонней переписки, который содержит полные реквизиты. Если же такого нет, то достаточно поставить угловую печать или заполнить реквизиты вручную, располагая их в верхнем правом углу листа после адресата.

Такого рода письмо составляется на имя первого руководителя организации и начинается с обращения «Директору» (начальнику, управляющему, главе, президенту и т.п.). Далее указывается полное наименование организации и ФИО должностного лица. При этом частному лицу обязательно нужно указать собственные ФИО, место жительства, телефон для связи или e-mail.

Последующая содержательная часть письма должна начинаться с прямого обращения, например, «Просим Вас вернуть». Далее сообщаются подробности вопроса с указанием точной суммы, которую надлежит вернуть. Следует указать договор, по которому производилась оплата (номер и дата заключения договора). Также надо предоставить подтверждающие оплату документы — квитанция, платежное поручение и т.п.

К письму обязательно прилагается акт сверки, который обычно размещается в разделе «Приложение». Не забудьте подписать и поставить дату составления письма. В случае оформления письма-запроса от юридической фирмы, следует предоставить подпись директора и главного бухгалтера, заверить письмо печатью.

Подобного рода заявление оформляется по образцу, на фирменном бланке организации, на имя руководящего должностного лица с указание ФИО и занимаемой должности, например Генеральный директор, управляющий и т.п..

  • В тексте заявления следует указать сложившуюся ситуацию: ошибочный расчет, некачественный товар, а также точную сумму цифрами и прописью. Также нужно указать дату и номер чека, по которому была произведена оплата за товар.
  • Далее в тексте заявления указываются реквизиты, на которые нужно перечислить сумму: ФИО получателя, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки (КПП), расчетный счет, банк получателя, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет (Кор/сч).
  • В приложении к заявлению указывается акт сверки. В конце документа ставится подпись заявителя и дата заполнения.

Если заявление подается от юридической организации, то в конце документа указываются ФИО и ставится подпись руководителя и главного бухгалтера, а также печать организации.

Возврат денежных средств производится как в день продажи товара, так и в последующие. В случае составления акта в день продажи — документ подается до закрытия смены и снятия Z- отчета. Такого рода документация оформляется в соответствии с Типовыми правилами, утвержденными Минфином РФ (30.08.93, N 104) и постановлением Госкомстата РФ (25.12.98, N 132).

Случаи оформления акта о возврате наличных денежных средств в последующие дни законодательно определены письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ». В таком случае деньги возвращаются из главной кассы организации на основании письменного заявления от покупателя с указанием ФИО и предъявлении документа, удостоверяющего личность.

При составлении акта индицируют следующие данные: наименование организации (подразделения, отдела и т.п.); сведения о кассовом аппарате (модель, номер регистрации и изготовителя); ФИО кассира, который оформил возврат; номера и суммы на чеках, по которым был произведен возврат; ФИО должностного лица, который принял положительное решение о возмещении средств.

В качестве приложения к акту необходимо подать ошибочно оформленный первоначальный чек, с подписью руководителя организации и штампом о погашении.

В случае ошибки со стороны кассира, т.е. неправильно пробитая сумма на чеке, кассир обязан написать объяснительную записку. Такая записка составляется кассиром на имя руководителя организации, где излагается причина совершения неправильных действий, которые привели к ошибке в кассовом чеке. Причиной может быть невнимательность при работе на кассовом аппарате, переутомление или плохое состояние здоровья, сбой в работе или поломка кассового аппарата и т.п. Данная пояснительная записка прилагается к акту.

Следует написать исковое заявление в судебную инстанцию по месту регистрации заявителя. К заявлению прилагается целый набор документов, причем как оригиналов, так и копий.

Главное, что там должны находиться платежные поручения, подтверждающие ошибку, и письмо с просьбой о возврате денег. Гражданский кодекс в статье 1102 подсказывает формулировку, как оформить возврат ошибочно перечисленных денежных средств через выставление претензии.

В иске следует сослаться на «неосновательное обогащение» за счет другого лица. Причина возникновения ошибки для судей определяющего значения иметь не будет.

Ответственность получателя за невозврат средств Получатель платежа должен помнить: если возврат ошибочно перечисленных денежных средств будет произведен с задержкой, то придется заплатить проценты за пользование посторонними деньгами.

Срок такого пользования начнет отсчитываться с момента, когда получатель узнал об ошибочной сути платежа. Если точный момент не удастся определить, судьи примут во внимание время, когда контрагент должен был узнать о такой транзакции. Более сложный случай наступает, когда деньги вообще не хотят возвращать.

Как составить письмо о возврате денежных средств

Процесс изъятия средств тогда может принять весьма затяжной характер. Правда, однако, все равно на стороне пострадавшего, а получатель может получить серьезные неприятности в виде обоснованных претензий еще и за упущенную выгоду. Если доказано мошенничество – это дело уже правоохранительных органов.

И, при надобности, новые реквизиты карты или счёта, куда следует перевести средства.

  • По желанию в приложениях можно указать и предоставить квитанцию об оплате или любые другие бумаги, подтверждающие факт ошибочного перевода средств.
  • В конце ставится дата и подпись заявителя.
Предлагаем ознакомиться  Как перевести жилое помещение в нежилое

При совершении операций по переводу денежных сумм, согласно законодательству, уже отправленные деньги являются собственностью человека, которому они были перечислены, а не самого отправителя.

Поэтому вернуть кровные средства возможно лишь, беря во внимание федеральный закон 02.12.1990 № 395-1-ФЗ, исключительно на основании решения суда по данному вопросу.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Вычет осуществляется стандартным образом.

  • безналичный расчет;
  • ККМ;
  • корреспондентские счета;
  • кредитные учреждения;
  • электронные документы на бумажных носителях;
  • электронные платежные документы;
  • платежное поручение;
  • лицевой счет;
  • неоплаченный расчетный документ.

Под термином безналичный расчет Подразумевается процедура оплаты товара или же какой-либо услуги при помощи средства электронного платежа. Это может быть банковская карта или нечто аналогичное, похожее.

Стоит заранее ознакомиться со всеми возможными нюансами ККМ Контрольная – кассовая машина.

В рассматриваемом случае подразумевается специальный терминал для приема карт. В нем имеется фискальная память Корреспондентский счет Это счет, который открывается в кредитном учреждении для свершения различных денежных операций.

Расчеты с потребителем в случае приобретения им товара ненадлежащего качества» Закона о защите прав потребителей;

  • последствия нарушения условия договора о количестве товара. В данной ситуации порядок возврата денежных средств регулируется ст. 466 ГК РФ «Последствия нарушения условия о количестве товара»;
  • последствия нарушения продавцом срока передачи предварительно оплаченного товара потребителю. Ситуация регулируется ст. 487 ГК РФ «Предварительная оплата товара» и ст. 23.1 Закона о защите прав потребителей.

Ниже приведены типовые бухгалтерские проводки, отражающие операции возврата денежных средств по договорам купли-продажи:

  • Возврат денежных средств покупателям и заказчикам. Операция отражает списание денег с расчетного счета организации;
  • Возврат денежных средств от поставщиков.

С каждым днем все большее количество учреждений осуществляет переход на безналичный порядок расчета со своими клиентами. Аналогичным образом обстоит дело с индивидуальными предпринимателями.

Банки совершенно бесплатно предоставляют специальные терминалы для оплаты безналичным расчетом.

В то же время при необходимости возврата денежных средств по различным причинам (бракованный товар, другое) могут быть сложности.

  • Основные моменты
  • Образец возврата денежных средств покупателю по безналичному расчету
  • Возникающие вопросы

Процесс возврата имеет свои особенности. Алгоритм перечисления средств частному или юридическому лицу установлен на законодательном уровне. Требуется обязательно оформлять некоторые специальные документы.

Законодательная база

Споры между гражданином и субъектом предпринимательской деятельности решаются в соответствии с законом «О защите прав потребителей». Он прописывает механизм реализации прав покупателя. А вот конфликт между двумя организациями нередко приводит к юридическим боям.

В этом случае возмещение стоимости недопоставленной продукции напрямую зависит от наличия договора и его содержания. Если не удается мирно уладить конфликт, решать его будет суд.

Содержание письма

Документ содержит сведения о стороне, предъявляющей претензии (для физлица его ФИО, адрес, телефон, юрлицо составляет бумагу на фирменном бланке, который уже содержит эту информацию и реквизиты). Слева вверху указывается адрес фирмы и ответственное должностное лицо, уполномоченное принимать решения по данному вопросу.

Право потребителя

В случае отсутствия товара, уже оплаченного покупателем, нарушение прав потребителя налицо. Возврат средств клиенту за недоставленный товар регламентируется ст. 23.1 Закона РФ «О защите прав потребителей (далее – ЗОЗПП).

Когда товар реализуется по предварительной оплате, то договор купли-продажи должен включать также пункт, в котором четко и ясно описываются условия о сроке передачи покупки покупателю.

В п. 2 ст. 23.1 ЗОЗПП РФ сказано, что при неполучении товара в обусловленный договором срок потребитель вправе потребовать возврата уплаченной суммы.

Правила оформления

Для ситуаций, связанных с возвратом средств, существует определенный алгоритм:

  1. Сначала нужно подготовить документы, подтверждающие оплату.
  2. На фирменном бланке составляется претензия, в которой указываются необходимые сведения. Она подписывается руководителем предприятия или организации, а также главным бухгалтером, заверяется печатью.
  3. Отправка письма производится в пакете с копиями платежек, чеков, квитанций и других свидетельств о перечислении денег.

Образец письма на возврат ошибочно перечисленных средствЧтобы вернуть ошибочно перечисленные средства, необходимо написать письмо на возврат денег от поставщика, образец которого выглядит следующим образом:

  • в шапке документа указываются данные получателя претензии;
    название «Письмо» размещается с отступом по центру листа;
  • изложение сути претензии с указанием причины, ссылки на документ, регламентирующий финансовые отношения сторон (договор, соглашение и т.п.);
  • далее излагается просьба о перечислении ошибочно зачисленных средств на расчетный счет предприятия.

Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер, заверяется бумага печатью организации, компании, учреждения, регистрируется в журнале исходящей документации.

Как правило, стороны регламентируют свои коммерческие отношения на договорной основе. Невозврат средств является нарушением, которое необходимо подтвердить актом сверки в двух экземплярах и задокументировать, заверив бумаги подписями и печатями с обеих сторон. После этого определяется сумма (дебиторская задолженность), которую контрагент обязан перечислить на счета предприятия, осуществившего оплату. Эта сумма и указывается в письме на возврат.

Предлагаем ознакомиться  Приказ об окончании простоя, образец

Зачастую потребители сталкиваются с проблемой приобретения бракованного товара, и обнаруживается это уже после того, как его стоимость внесена в кассу. В этом случае возврат товара и денег – один из вариантов, предусмотренных законодательством. Клиент должен составить заявление произвольной формы в двух экземплярах, указав данные торговой организации, свои ФИО, адрес и телефон, и далее изложить суть претензии.

Когда можно требовать возврата

Заявление о возврате денег направляется по окончании оговоренного срока поставки продукции. Для этого нужно иметь платежный документ (чек, квитанцию), подтверждающий выполнение своей части сделки. При наличии письменного соглашения, время доставки прописываются в его условиях.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Потребовать возврат денег за непоставленный товар можно:

  • Путем проведения переговоров с поставщиком;
  • Направив претензию;
  • Обратившись в суд с исковым заявлением.

Устные переговоры

Телефонного звонка с требованием вернуть деньги будет достаточно, если грамотно его сформулировать и обосновать нормами закона.  Поставщик старается не расторгать договор и не терять деньги. Он может предложить продлить соглашение или заменить поставляемый товар аналогичным. Заказчик вправе согласиться на новые условия или отказать.

Начиная устные переговоры с недобросовестной стороной, следует помнить, что доказательством они не являются. А вот претензионное письмо с приложенной квитанцией о его пересылке или отметкой о получении может служить доказательством в суде.

Если вопрос не решается путем устных или письменных переговоров, добросовестной стороне остается только требовать выплат затраченных средств и неустойки через суд.

Сроки возмещения

Законом не предусмотрены временные рамки возмещения убытков покупателя. А вот с ответом на претензию продавец тянуть не может. При обращении физлица срок ответа на жалобу составляет десять суток, а в договорных отношениях между субъектами предпринимательской деятельности – месяц.

Если выдвинута финансовая претензия, во внимание принимается её сумма. Когда разбирательство осуществляется в соответствии с нормами закона о защите прав потребителей, потребность во внесении денежных средств отсутствует, если цена иска не превышает 1 млн руб. Однако на практике может присутствовать сразу несколько требований. За каждый из них госпошлина оплачивается отдельно. Её размер зафиксирован в налоговом кодексе РФ.

Размер исковых требований Величина госпошлины за рассмотрение искового заявления
Менее 20 тыс. руб. 4 % (400 руб. минимум)
20 тыс.–100 тыс. руб. 3 % 800 руб. от суммы свыше 20 тыс. руб.
100 тыс.–200 тыс. руб. 2 % 3,2 тыс. руб. от суммы больше 100 тыс. руб.
200 тыс.–1 млн руб. 1 % 5,2 тыс. руб. от суммы свыше 200 тыс. руб.
Свыше 1 млн руб. 0,5 % 13,2 тыс. руб. от суммы свыше 1 млн руб., но не больше 60 тыс. руб.

Порядок составления акта о возврате наличных денежных средств покупателю

В настоящее время большое распространение получила торговля через Интернет. Возврат продукции, приобретенной таким образом, также возможен. Однако есть несколько особенностей.

Как составить письмо о возврате денежных средств

Действующим законодательством регламентировано право покупателя отказаться от товара, приобретаемого на интернет-сайте, до его передачи, кроме того, дано 7 дней для отказа от продукции после ее передачи без объяснения причин. Установлено правило на предоставление потребителю письменной памятки о праве вернуть товар в указанный срок. При отсутствии памятки срок составляет 3 месяца.

При возврате товара, приобретенного за безналичный расчет, деньги возвращаются путем их перечисления на счет покупателя.

Чтобы составить письмо поставщику о возврате денежных средств, образец которого можно найти на нашем сайте, необходимо соблюсти несколько обязательных требований. В письме должно быть представлено полное и подробное обоснование необходимости возврата – это пункты соглашения, а также ссылки на действующие нормативные акты.

Если расхождение в суммах и ошибочная отправка средств была выявлена в ходе сверки, необходимо приложить акт, подтверждающий допущенные расхождения. Письмо подписывается главным бухгалтером, руководителем подразделения и директором организации. Оно оформляется в необходимом количестве экземпляров для отправки каждому контрагенту. Деловая переписка хранится в течение 5 лет по установленным правилам.

Ошибки

Среди возможных ошибок, встречающихся при составлении извещения об излишне оплаченных денежных суммах, стоит выделить:

  • неправильное заполнение банковских реквизитов для возврата;
  • отсутствие гербовой печати организации (если письмо составлено не на фирменном бланке и подписано не руководителем, а иным должностным лицом);
  • необоснованность требования (отсутствие данных о платеже и размерах переплаты).

При наличии таких ошибок отказ в возврате средств будет правомерным.

Хранение документации

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Вся служебная переписка хранится не менее 5 лет, не являются исключением и письма на возврат.

Если хозяйственная деятельность ведется активно и переписка объемная, можно использовать журнал регистрации входящих и исходящих писем, утвердив его форму в учетной политике и включив в должностные обязанности ответственного лица обязанность вести журнал учета корреспонденции.

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.

Оцените статью
Толпар СПБ
Adblock detector