Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

Работодатель, нанявший человека, не имеющего трудовой книжки, обязан оформить ее в течение недели после того, как тот приступит к работе (ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).

Впоследствии работодатель вправе запросить у увольняющегося работника компенсацию за трудкнижку (п. 47 Правил) и удержать ее на основании его заявления. Но работник вместе с тем не обязан на данную компенсацию соглашаться. И если он откажется, то работодатель все равно должен будет выдать ему трудкнижку (определение ВС РФ от 06.09.2007 № КАС07-416).

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

Покупка трудовых книжек

Наниматели осуществляют обязательный бухгалтерский учет трудовых книжек. По приказу Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н стандартные бланки передают в собственность нанимателей платно в АО «Гознак» и через официальных распространителей, имеющих право на подобную сделку после заключения письменного соглашения.

Обязательно указание на распространителя в приходно-расходных книгах учета бланков и вкладышей в соответствии с постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В случае неправомерного приобретения бланков (не через официального продавца) юридические лица и ИП несут административную ответственность.

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

  • Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
  • С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

  • трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
  • при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

  • трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
  • предоставление трудкнижки работнику — не услуга.
Предлагаем ознакомиться  Супруга не дает общаться с ребенком

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

Выполняя бухгалтерский учет трудовых книжек (проводки тут несложные), уполномоченный представитель нанимателя может указать их на счету 10 «Материалы». Записи ведутся в следующем виде:

  • ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 – Бланки оприходованы, без учета НДС.
  • ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10 – Списание цены документа при приеме на работу нового специалиста. Возмещение стоимости предполагается после расторжения трудового договора с гражданином.

Наниматели, оформляющие проводки по трудовым книжкам, отмечают бланки в статье прочих расходов. Их отражают на забалансовом счете в качестве бланков строгой отчетности. По рекомендации чиновников Минфина бухгалтерский учет трудовых книжек фиксируется в следующей виде – проводки:

  • ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76 – Сведения о покупке бланков, не учитывая налог на добавленную стоимость.
  • ДЕБЕТ 006 – Принятие документов на забалансовый учет.
  • КРЕДИТ 006 – Применение бланков для оформления трудовых.

Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

  • Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
  • Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
  • Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.

Расходы на трудовые

По окончании месяца уполномоченный сотрудник организации представляет в бухгалтерию отчет о средствах, полученных за оформленные бланков. К нему прикладывается приходной ордер.

Предлагаем ознакомиться  Как продлить больничный если выздоровел или после стационара

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

Работник не платит за оформление трудовой при поступлении на должность. После того, как в документ вносят сведения о работнике, он перестает быть собственностью нанимателя. Хотя он хранится в кадровом отделе, но принадлежит сотруднику и выдается ему при уходе из организации согласно ст. 84.1 ТК РФ.

Плату за бланк взимают с сотрудника при выдаче книжки согласно размеру понесенных начальником затрат согласно п. 46, 47 ПП РФ от 16.04.2003 № 225, Определению ВС РФ в от 06.09.2007 № КАС07‑416 . Дата выдачи книжки ушедшему из организации работнику фиксируется в специальной книге учета.

Плата за документы о рабочей деятельности и стаже не взимается с персонала, если:

  • Наниматель допускает неправильное заполнение бланка.
  • Происходит порча документа по вине руководства.
  • Фиксируется факт массовой утраты книжек в результате ЧС.

Оплата налогов

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Порядок ведения и оформления:

  • ст. 65 ТК РФ, ст. 66 ТК РФ, ст. 84.1 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ, ст. 248 ТК РФ, ст. 283 ТК РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 (п. 8, 34, 42, 44, 47, 48);
  • Инструкции по заполнению трудовых книжек утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69.

Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).

Особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения глава 21 НК РФ не содержит (Письмо Минфина РФ от 28.08.2019 N 03-07-11/66111).

При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) организации-работодателю возможно выписать в 1-м экземпляре СФ и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

А кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не надо – возмещение работниками расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, Письмо Минфина РФ от 25.01.2019 N 03-01-15/4355).

Да, можно принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам (вкладышам) т. к. операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ)

Порядок учета НДС

Учетная политика БУ

Учетная политика НУ

Руководитель, ведущий бухгалтерский учет трудовых книжек, производит вычет суммы НДС, предъявленной продавцом бланков, на основании счета-фактуры и первичных документов.

Передача бланка специалисту – это процедура реализации трудовой, которая облагается НДС. Моментом определения налоговой базы по НДС будет признаваться дата оформления книжки. Затраты работодателя на покупку книжки определяются за вычетом налога.

В организациях такие расходы учитывают для целей налогообложения прибыли. Их относят к категории затрат на производство и реализацию, которые признаются на дату утверждения авансового отчета. Доходы при получении трудовых при увольнении фиксируют в качестве внереализационных.

Предлагаем ознакомиться  Выделение доли в квартире 2020 год: какие документы и стоимость оформления

Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил работодатель должен вести журналы. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена форма журналов:

  • Учета чистых бланков и вкладышей — то есть приходно-расходной книги, в которой указываются сведения о поставщиках БСО. За ее ведение, как правило, отвечает бухгалтерия.

Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

Итак, Минфин советует:

  • осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
  • скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
  • указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
  • сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.

Однако это еще не все — необходимо выполнить законодательно установленное правило по опечатыванию или опломбированию журналов.

Применение пломбы и сургучной печати

Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

Такое устройство должно:

  • иметь признаки идентификации;
  • защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
  • обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.

В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

  • порядок применения пломбирующих устройств;
  • порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
  • действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

  • сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
  • сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

  • формат печати (ее содержание);
  • порядок применения печати сотрудниками;
  • перечни документов, которые заверяются такой печатью.

Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность

Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • штрафа в 1000–5000 рублей для работодателей в статусе ИП и должностных лиц;
  • штрафа в 30 000–50 000 рублей для работодателей в статусе юрлиц.

Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.

Оцените статью
Толпар СПБ
Adblock detector